Datenschutzbeauftragter (extern)
Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) wirkt in einer Organisation auf die Einhaltung des Datenschutzes (ohne Weisungsbefugnis) hin. Diese Person kann Mitarbeiter dieser Organisation sein oder als externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Der DSB muss über die notwendigen Fachkenntnisse verfügen und darf nicht in einen Interessenkonflikt oder die Gefahr der Selbstkontrolle geraten.
Im Rahmen seiner Tätigkeit dokumentiert der DSB den Istzustand der Organisation. Die Prüfung erfolgt hier bereits im Eingangsbereich, es wird üblicherweise eine Prüfung des Datenschutzes von außen nach innen vorgenommen und geprüft, ob die bestehenden Maßnahmen ausreichen oder Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Der DSB kümmert sich um die IT und das Netzwerkes und kontrolliert, ob hier die Richtlinien eingehalten werden.
Darüber gehört es zu den Aufgaben des DSB Empfehlungen zur Verbesserung auszusprechen. Für alle Verfahren der Erfassung, Verarbeitung, Übermittlung oder Nutzung von personenbezogenen Daten werden ein Istzustand gezeigt, Vorabkontrollen vorgenommen und mögliche Verbesserungen gezeigt.
So kann es sein, dass bestimmte Abläufe dokumentiert werden. In regelmäßigen Abständen wird der DSB nach eigenem Ermessen prüfen, ob Veränderungen vorgenommen wurden oder ob weitere Optimierungen nötig sind. Bei Einführung neuer Verfahren ist der Datenschutzbeauftragte hierüber vorab zu informieren und wird ggf. eine Vorabkontrolle vornehmen.
Ein Hauptmerkmal liegt darauf, dass ausschließlich Befugte eine nur eine zweckgebundene und damit beschränkte Verarbeitung vornehmen können und dass der Eigentümer der Daten (der Betroffene) sein Selbstbestimmungsrecht auf Auskunft, Korrektur, Sperrung bis hin zur Lösung wahrnehmen kann.
Außerdem obliegt ihm die Schulung der Mitarbeiter, um sie für die Belange des Datenschutzes zu sensibilisieren. Im Rahmen dieser Arbeit wird der Datenschutzbeauftragte auch typischerweise das Verfahrensverzeichnis erstellen und regelmäßig aktualisieren.
Für die oberste Managementebene (Geschäftsführung) und die Mitarbeiter ist der DSB Ansprechpartner in allen Fragen des Datenschutzes. Der DSB kann darüber hinaus in eigenem Ermessen Termine zur freien Beratung in der Organisation wahrnehmen, damit die Mitarbeiter diesen hier aufsuchen und sich beraten lassen können. Weiter informiert der DSB über mögliche Änderungen im Bereich des Datenschutzes und der aufbauenden Gesetze, (BDSG-neu & EU-DSGVO) wenn diese von der Organisation zu beachten sind.
Der DSB ist in der Ausübung seiner Tätigkeit weisungsfrei und unabhängig von Vorgesetzten. Er darf wegen Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden. Der DSB ist direkt der obersten Managementebene (Geschäftsführung/Vorstand) unterstellt, welche auch seine Berichte bekommt erhält.